Что нужно клиенту от конгресс-площадки?
15.05.2007
Компания – заказчик конференц-услуг не всегда напрямую обращается в отель. Иногда посредником выступает агентство – специалист по организации деловой и / или развлекательной части мероприятия. Может ли и должен ли отель составить конкуренцию агентствам, взяв на себя работу не только по организации и обеспечению мероприятия, но и по созданию его содержания? С какими именно отелями предпочитают сотрудничать агентства? Ответы на эти и сопутствующие вопросы дает генеральный директор ивент-агентства «Lege Artis» Светлана Чедия.
Кейтеринг от компании Орион Кейтеринг.Казино Москва блэк джек
проведение конференций
Светлана Чедия: «Несмотря на возросшую конкуренцию, отели чувствуют себя на рынке конференц-услуг уверенно».
– В каких случаях ивент-агентство предпочитает проводить мероприятия в гостинице?
– Все зависит от преференций заказчика. Обычно в ивент-агентство обращаются те, кто желает организовать мероприятие, включающее развлекательную программу или имеющее определенную концепцию, то есть когда нужен сценарий праздника. Еще лет шесть назад было модно и престижно организовывать симпозиумы, пресс-конференции, тренинги в московских отелях – от трехзвездной «Академической» до пятизвездного «Балчуга». И это неудивительно, ведь в четырех-пятизвездном отеле есть вся инфраструктура, необходимая для проведения солидного мероприятия. И потом, помимо предоставления конференц-залов, гостиница еще и обеспечивает проживание участников (нередко конференции проводятся с привлечением региональных представителей), а гостям удобнее жить и работать в одном месте.
Но сегодня все больше компаний предпочитает нестандартные сценарии проведения корпоративных мероприятий, желая, например, включить в программу элементы тимбилдинга или бизнес-тренинг, завершить конференцию гала-ужином и концертом. Соответственно заказчики ищут необычные площадки. Конкурентами отелей в подобных случаях могут быть крупные развлекательные центры, которые, кроме ресторана (своей базы питания, часто на высоком уровне), обладают достаточно большими помещениями для конференций. В любом, даже очень хорошем отеле конференц-зал – это обычная «коробка», пусть даже качественная, класса пяти «звезд», но по сути просто комната, где амфитеатром расставляются кресла. По окончании деловой части они убираются, и то же помещение служит для банкета; иногда гости направляются на банкет в ресторан или банкетный зал, возможности декорирования которых также ограниченны. Развлекательные же центры предлагают более широкие возможности в плане оформления интерьеров. Например, в развлекательном центре «Молодая гвардия» – просторный зал-трансформер с рестораном, а рядом – дизайнерское помещение со стеклянным полом и высокими потолками, где есть и видеопроекционное оборудование, и звуковое, причем посерьезней и поинтересней, чем в обычном отеле, соответственно нет необходимости в дополнительной аренде данного оборудования. Словом, клубное звуковое оборудование позволяет организовать выступление артистов на более высоком уровне.
– Какие еще существуют нетрадиционные места проведения конференций?
– Площадки, где можно отдохнуть на природе. Если заказчик предпочитает outdoor-программы, мы рекомендуем ему не городские отели, а подмосковные пансионаты. Да, они далеко от центра, но зато там есть, например, открытые площадки для барбекю и возможность устроить fire-show (проще говоря, фейерверк), что затруднительно сделать в городском отеле или рядом с ним с точки зрения пожарной безопасности.
Я не проводила специального исследования, но возьму на себя смелость утверждать: сегодня порядка 70% всех деловых мероприятий включает развлекательную программу, особенно в случае пяти-семидневных цикловых совещаний, конференций, заканчивающихся гала-ужином. Конечно же, устроители хотят порадовать своих сотрудников и партнеров. Если в качестве развлекательной программы выбран концерт или шоу, это требует сцены или сценической площадки. Между тем традиционно невысокие потолки в отелях не стимулируют, а скорее ограничивают возможности организаторов шоу.
Тем не менее профессиональных площадок для проведения мероприятий все еще не так много. Пожалуй, только недавно в Москве появился большой комплекс – Форум-Холл, который специализируется на крупных мероприятиях с гала-ужином, балами и имеет структуру с собственным кейтерингом. Место, безусловно, актуальное и интересное, однако и его нельзя назвать идеальным по всем параметрам.
Поэтому хорошо оснащенные городские отели высокого класса не простаивают. Их преимущества налицо. Во-первых, в таких отелях есть специальные команды, занимающиеся продажами именно конференц-услуг. Во-вторых, для проведения обычной пресс-конференции или презентации, допустим, нового бренда отели обладают необходимым оборудованием и всеми возможностями.
– Есть ли специфика проведения мероприятия именно в отеле?
– Это специфика предложения. Придя в отель приличного уровня, ты можешь получить достойного вида зал с хорошим конференц-оборудованием. Вместе с тем понимаешь, что будешь платить и за ресторанное обслуживание такого же класса, относящееся к такой же ценовой категории. Иначе говоря, заказчик связан тем, что ему предлагает отель: например, никакая гостиница не позволит клиентам питаться привозной едой. И, если ты заинтересован в определенном уровне, статусе заведения, часто приходится переплачивать едва ли не вдвое за банкетное обслуживание, за питание гостей.
– Как вы определяете профессионализм команды, когда речь идет о новом, неизвестном вам отеле?
– Все начинается с первого звонка. Важно, как сотрудник отеля берет трубку, как строит общение с клиентом дальше. Можно позвонить просто на ресепшн, а не в отдел продаж или отдел организации конференций, и многое будет понятно уже по тому, как тебя соединят с нужным сотрудником. Если же речь идет о новом объекте, после телефонного разговора необходимо увидеть все своими глазами. Обычно при визите в отель конференц-менеджер или сейлз-менеджер проводит потенциального клиента по всем залам, демонстрирует все технические особенности заведения. Оснащенность залов, их расположение, возможность трансформации пространства – все это можно разузнать только на месте.
Профессионализм проверяется также в процессе согласования меню: насколько быстро, четко, эффективно это делается, насколько разнообразные варианты меню предлагают.
Не только агентству, но и прямому заказчику очень удобно, когда весь его заказ в отеле ведет один человек. Ведь организация конференции – это комплекс услуг, начиная с технического обеспечения, оформления зала и заканчивая едой. Понятно, что в гостинице есть отдельная банкетная служба, подразделение технического обеспечения, служба размещения. Иногда в отелях клиенту приходится контактировать с разными менеджерами, отвечающими за свой участок, но лучше, если специально выделенный менеджер курирует весь заказ и «замыкает» на себе все нюансы, связанные с проведением мероприятия. В этом случае, например, при возникновении вопроса о дополнительной уборке зала заказчика не будут направлять в соответствующую службу – персональный менеджер возьмет все заботы на себя. Заказчик не хочет знать имена и телефоны электрика, звукорежиссера, шеф-повара или т. д., ему удобнее работать с одним человеком. И если менеджер, ведущий заказ, окажется профессионалом своего дела, клиент будет обращаться в этот отель снова и снова, зная, что здесь ему предоставят не только требуемый пакет услуг, но и любую помощь.
– Пример из практики. Проектор в одном из весьма высококлассных отелей светил с пятнами…
– С такой ситуацией сталкиваются люди, которые первый-второй раз в жизни занимаются организацией мероприятий. Допустим, компания поручила организовать корпоративное мероприятие своим собственным сотрудникам, а они не в состоянии, не обязаны, не должны быть в курсе всех тонкостей. Ведь это непростая, к тому же несвойственная для них работа. Где уж там разобраться в нюансах оборудования!
Мы же как агентство хорошо знаем, где какое оборудование – по адресам. Мы привозим и свою технику, в том числе для развлекательных программ. Обычно отелю невыгодно содержать собственную базу концертного оборудования: подобная услуга продается не так часто, и хранить технику неэффективно.
Для прямого заказчика важно, чтобы отель предоставил ему все «под ключ». Однако проще, на мой взгляд, с этой задачей справиться именно агентству, которое в состоянии наиболее рациональным образом использовать технические возможности отеля и при необходимости дополнить их. В Москве количество компаний, предлагающих качественное звуковое оборудование, велико. И, когда заказчик имеет дело с агентством – организатором мероприятия, поиск подходящего оборудования – работа агентства. Ивент-менеджер отвечает за все – от доставки гостей в отель до развлекательной программы; сюда входит и качество звука, и профессионализм звукорежиссера, и уровень специалистов. Если отель постарается сам обеспечить весь комплекс услуг, понадобится дополнительный тренинг конференц-менеджеров, которые должны будут не только продавать конференции, но и становиться профессиональными ивентерами. Готовы ли гостиницы растить таких сотрудников? Системно я с этим пока не сталкивалась. Самое большее, что предлагают отели, – контакты с компаниями, занимающимися арендой звукового и светового оборудования, либо привлечение этих компаний к организации мероприятия. Но, как правило, в базовый пакет услуг концертное оборудование не включается.
– Могут ли несетевые отели составить конкуренцию своим именитым собратьям?
– Самое основное достоинство отелей непафосных – большая гибкость: они чаще, чем именитые отели, готовы идти на рассмотрение особых условий, обсуждать нестандартные решения. Поэтому иногда работать с ними бывает проще. Что же касается недочетов таких отелей, они очевидны: база крупного сетевого отеля убедительнее, ведь в оформление и оснащение тех же конференц-залов вложены серьезные средства. Но некрупные отели, не обладающие подобной базой, вполне способны комфортно себя чувствовать на рынке организации небольших мероприятий. Если они будут уделять особое внимание профессионализму своих менеджеров – людей, отвечающих за мероприятие, – это будет заметным «плюсом» для них.
– Как соотносится стоимость организации услуг при обращении в ивент-агентство и непосредственно в отель?
– У каждого уважающего себя ивент-агентства есть свои договоры с большинством гостиниц, домов отдыха, пансионатов – так называемых площадок для проведения мероприятий. Более того, профессиональное агентство не ставит целью получить как можно больше денег от клиента, не разбирающегося в ситуации на рынке, а работает за свой процент, вознаграждение. На то есть специальные расценки. У агентства сложившиеся взаимоотношения и с декораторами, и с трансферными компаниями, и с другими партнерами. Обычно заказчик получает от ивент-агентства калькуляцию, и цены на услуги в ней не выше, а во в большинстве случаев даже ниже, чем если бы он обратился в гостиницу напрямую. Вознаграждение агентства варьируется: как правило, это 10% плюс к стоимости заказа.
По материалам: Журнал «ProОтель», www.4banket.ru