Серия "Лучшие материалы": Работаем с бюджетом специального мероприятия
*Авторский материал27.04.2007
Уважаемые читатели! Мы рады сообщить вам, что нами накоплен огромный архив статей по различным event-темам. Многие из этих статей продолжают быть актуальными и в настоящее время. Теперь вам можно не "перекапывать" интересующий вас раздел в поисках чего-нибудь полезного. Мы ввели серию "Лучшие материалы" на главной странице нашего портала.
Не так давно в рамках нашего портала мы поднимали вопросы, связанные с планированием и проведением малобюджетных специальных мероприятий, разбирались, как организовывать их с наибольшей эффективностью. Однако с проблемами корректировки бюджета и необходимостью экономить сталкивается сегодня практически каждая компания, которая организует тот или иной современный special event. Объяснение классическое: деньги в любых ситуациях небезграничны, будь мы трансконтинентальная корпорация или небольшая региональная фирма.
пассивная оптическая сеть в г. Киржач
В рамках настоящего материала мы постараемся не перетирать заново и без того всем известные и уже порядком набившие оскомину истины, сконцентрировавшись в основном на ряде стратегий-методик, которые способны помочь работать с бюджетом специального мероприятия с минимальными потерями для самого проекта. Почему именно так? За ответом стоит обратиться к западным event-экспертам. Многие из них в своих работах, касающихся урезания бюджетов специальных мероприятий, в один голос заявляют, что если мы будем прямолинейно уменьшать суммы по тем или иным статьям, мы никогда не добьемся положительного результата. Гораздо важнее понимать, на чем и когда действительно можно сэкономить, а на чем ни в коем случае нельзя. Причем тут наше решение будет зависеть от огромного количества факторов, включая суть проекта, его тематику, аудиторию, контекст и так далее.
В конце вступления добавим, что работа в рамках определенной стратегии эффективнее еще и по причине того, что мы, уменьшая бюджет в том или ином месте, всегда знаем, какие последствия этот шаг может иметь. Для наглядности приведу пример. Допустим, наша компания столкнулась с задачей урезать общий бюджет некоего проекта, к примеру, процентов на десять. Если у нас нет в арсенале никаких стратегий или методик, то мы будем пытаться определить статьи бюджета, которые стоит уменьшить, фактически "на глазок". В итоге мы сократим затраты, например, на продвижение в СМИ и на разработку и ведение веб-сайта мероприятия. При этом в условиях острой нехватки времени у нас попросту не остается возможностей для того, чтобы детально спрогнозировать результат. Однако следует понимать, что любое специальное мероприятие - это карточный домик, и наобум "вытаскивая" один элемент, мы никогда не знаем, рухнет ли этот домик или все же останется стоять.
Анализируй то, анализируй это
Одна из самых эффективных стратегий/методик, когда мы говорим об урезании бюджета специального мероприятия, это, по признанию большинства event-профессионалов, тщательнейший анализ, причем всего, что только возможно: ситуации, плана проекта, предпосылок к экономии и так далее. Разумеется, на это порой попросту нет времени, поэтому рекомендуется еще на этапе планирования проекта предусмотреть различные варианты развития событий и составить хотя бы примерный сценарий наших действий соответственно. Однако для этого необходимо знать, почему нам придется в перспективе урезать бюджет, ведь когда проект только начинается, у нас всегда на все хватает средств. Как правило, необходимость экономить появляется в самый неподходящий момент, при том еще и неожиданно. Попробуем сформулировать примерный список причин:
Теперь пару слов о том, на что стоит обращать внимание в первую очередь во время анализа. Нам необходимо выделить наиболее слабые места и связи в проекте. Затем сразу же определить, что с ними возможно сделать, если необходимость урезать бюджет мероприятия появится: совсем исключить или же вообще не трогать. В качестве иллюстрации приведу еще один простой пример.
В рамках некоего ивента мы запланировали проведение банкета по его итогам, однако еще на подготовительном этапе стало понятно, что средств недостаточно для действительно пышного и эффектного вечера, поэтому мы начали экономить с самого начала. Что же делать, если за несколько дней до старта мероприятия выясняется, что нам придется урезать бюджет еще и еще? С одной стороны, мы можем отказаться от ряда блюд, но сохранить формат банкета. Если же посмотреть с другой, то мы можем лишь сменить формат финального вечера с банкета на что-то попроще, не снижая при этом уровня кейтеринга. Желательно иметь готовое решение для различных финансовых корректировок заранее, чтобы потом не искать его в спешке и суете.
Подрядчики
Практически любой event-специалист скажет нам, что самый распространенный элемент в деле специальных мероприятий, на котором, как правило, экономят - это подрядчики и работа с ними. Однако и здесь необходимо действовать максимально аккуратно.
В качестве примера приведу транспортные услуги, на которых, как показывает практика, обжигались очень многие организаторы special events. Сегодня транспортных компаний и различных грузовых перевозчиков в любом более-менее крупном городе страны предостаточно, и каждая компания предлагает свои цены, свое качество услуг и прочее. Если необходимо косметически урезать бюджет, мы просто перезаказываем доставку оборудования на ивент в другую контору, которая готова сделать это за меньшие деньги, и вроде бы все довольны. Но в итоге машина опаздывает на час или два, нам приходится переплачивать за аренду, не говоря уже об аудитории, которая за эти два лишних часа может попросту разойтись домой. Вот примерно такова причинно-следственная механика экономии на подрядчиках. На самом деле, чтобы свести риск возникновения подобных ситуаций, нужно, во-первых, работать с теми подрядчиками, которые сотрудничают с нами уже давно и в некоторых ситуациях могут пойти навстречу. Но не для всех видов услуг такой вариант работает. Поэтому есть еще и второй вариант: по максимуму использовать, условно говоря, локальные возможности. Например, если бизнес-центр, где мы арендуем зал для нашего специального мероприятия, имеет еще и ресторан, то всегда имеет смысл узнать там насчет кейтеринга. Это особенно актуально, если приходится урезать бюджет, ведь при подобной "пакетной" сделке уже можно задавать вопросы о скидках.
Скидки
Они возможны всегда, даже если нам говорят об обратном. Важно - найти верный вариант. Иными словами, ведя переговоры с подрядчиками, просто партнерами, кем угодно, мы всегда должны помнить о том, что даже если скидки нам и не так нужны в данный момент, то потом они обязательно понадобятся.
Поэтому всегда бывает полезно получить их опять же заранее. К слову, это один из очень эффективных способов формирования так называемого "запаса" в бюджете, который затем, уже в процессе работы по проекту, может пойти на латание всевозможных "дыр", которых в любом проекте бывает предостаточно. В любом случае, просить о скидках партнеров потом, когда в них появилась необходимость, это уже, по мнению специалистов, не совсем корректно. Хотя если ситуация складывается так, что без подобного рода шагов не обойтись, то нам придется на них идти. К тому же, такая практика сегодня используется повсеместно, не смотря на всю ее некорректность.
Персонал
Люди - это один из важнейших элементов каждого специального мероприятия. Они могут стать причиной урезания бюджета. Они могут вести к излишним дополнительным тратам. А также могут помочь нам существенно урезать бюджет без видимых негативных последствий для ивента. Главный момент здесь - оптимизация. В рамках планирования и проведения специальных мероприятий, когда мы говорим о человеческом ресурсе, все, как считают event-специалисты, должно быть подчинено именно оптимизации.
Начинать оптимизировать следует также еще на стадии планирования. Лично автору данного материала приходилось не раз сталкиваться со специальными мероприятиями, где финансы организаторов просто-таки утекали в значительных объемах лишь потому, что человеческий ресурс в рамках этих проектов был недостаточно оптимизирован или же не оптимизирован вовсе. Тут следует пояснить, что мы имеем в виду под словом "оптимизация". Представим, что наша компания принимает участие в выставке (подобные проекты также имеют бюджеты, которые также иногда приходится урезать). И вот мы отряжаем на стенд трех человек, причем, на самом деле, их оказывается больше, потому что мы формируем несколько смен, чтобы у людей было время на обед, отдых и так далее. Здесь, как правило, и допускается ошибка: мы набираем людей больше, чем это в действительности необходимо. Например, нам достаточно и двух сотрудников стенда, а в результате - компания несет финансовые потери там, где этого можно было избежать стопроцентно. Кроме того, оптимизацию персонала ивента можно проводить и уже во время работы. К примеру, любое изменение ситуации вокруг проекта автоматически ведет к пересмотру многих его элементов, включая и людей, и это не должно никого удивлять.
А в завершении же материала остается добавить, что любое уменьшение бюджета специального мероприятия должно быть взвешенным и расчетливым, но ни в коем случае не спонтанным или хаотичным. Иными словами, отказываясь от чего-то в уже сформированном комплексном проекте, мы должны четко понимать, к чему это в итоге приведет, какие еще элементы могут от этого пострадать, и стоит ли вообще урезать, ведь иногда хватит и банальной оптимизации ресурсов.
Анатолий Крысов
*Мнение редакции может не совпадать с мнением автора