Две grand opening ceremony* в течение недели. Часть II
25.04.2007
Большинство организаторов согласятся, что пик физических и нервных перегрузок приходится не на сам день мероприятия, а на день, а чаще ночь, накануне события. Редко, когда в больших проектах все происходит именно так, как это было изначально задумано. Часть работ отстает от намеченного графика, в каких-то вопросах происходят серьезные изменения. Один наш коллега утверждает, что event-менеджер должен быть параноиком - в том смысле, что всегда должен держать в голове неблагоприятные варианты развития событий, и если уж они наступили - действовать хладнокровно и решительно.
доставка и заказ шашлыка, элитных блюд на дом из лучшего ресторана национальной кухниВ сегодняшнем материале мы продолжаем рассказ об организации двух grand opening церемоний: «Парк Хауса» в Казани и «Торгового Квартала» в Набережных Челнах.
В текущих проектах глобальных катастроф, слава Богу, не наблюдалось, но отдельные «сюрпризы» были.
Екатерина Беспалова: «В Казани в самый канун мероприятия протокольной службой президента было предписано поменять расположение VIP – зоны. Поменяли. Помещение нулевого цикла превратили во вполне респектабельную ВИП-зону: драпировками, шариками, ковролином, но главное - руками задействованных на проекте людей.
Последний дефект - торчащие из пола, толщиной в человеческую руку, провода - превращали в креативную композицию из шариков и цветов, за двадцать минут до начала мероприятия».
С переносом VIP-зоны возникла еще одна проблема: под сомнение было поставлено намеченное в ней выступление Олега Газманова.
Екатерина Беспалова:
«Точно не помню, то ли Протокол Президента, то ли Алексей решил (речь об Алексее Ванчугове, Генеральном директоре Mall Marketing), что на новом месте негде будет поставить сцену соответствующих размеров, способную разместить аппарат исполнителя.
Меня попросили «передоговориться» с администрацией Олега Газманова – не выступать в VIP- зоне, а увеличить время его выступления на улице. Это противоречило и условиям договора, да и в принципе было невозможно: Олег «под фанеру» не поет, в погодный же минус возможен только «минус один» (голос в живую, музыка в записи) - таких вариантов фонограмм было только на двадцать минут. Зачастую необходимо «приказу подчиниться» и не выяснять, почему именно так надо сделать, а не по-другому, но в данном случае «приказу воспротивилась» - пришла на место дислокации для VIP-зоны и решила, что мы сумеем выполнить тех.райдер певца в этом помещении».
А в Набережных Челнах накануне мероприятия имел место «энергетический кризис»: выделение мощностей и подвод к главной сцене ранее заказанных 200 КВт оказались под вопросом. В экстренном порядке были рассмотрены различные варианты, в том числе аренда мощного генератора у МЧС (отказались по причине того, что он работает на танковом двигателе с колоссальным шумом). В конечном итоге, центральная подача была осуществлена. Это потребовало «кинуть» дополнительных 200 метров кабеля (конечно же, соблюдая противопожарные правила), и привезти запасной генератор из Самары.
Военная event-наука
Приказ, дислокация, штаб (о нем чуть ниже), еще и МЧС почти привлекли. Военная лексика не случайна в ивент-менеджменте. Не так давно прочитали об одном исследовании в Америке - изучался стиль управления в зависимости от отрасли рынка. Отдельно об event-индустрии там не говорилось, но в близком к нам шоу-бизнесе выявили явное преобладание авторитарного, «военного» стиля (в противоположность, скажем, IT-индустрии).
Иногда, впрочем, несмотря на приказ, «отдельные боевые единицы» задерживаются с выходом на позиции. В Казанском проекте так было с техникой для VIP-зоны: «подорвался» в пути автомобиль, доставлявший оборудование из Самары.
Екатерина Беспалова: «Подрядчик вел в этой ситуации себя вполне адекватно, ничего не утаивал и давал уверенные ответы - как он будет решать возникшие трудности.
Вся техника в конечном итоге была доставлена, площадки смонтированы, пусть с опозданием, но не критическим для проекта.
В Набережных Челнах все было намного хуже. Оборудование привозилось на площадку малыми порциями, многих киловатт в конечном итоге мы не досчитались. На все монтажи – пять человек, которые ничего не успевали. Любая просьба вызывала все, что угодно: от протеста до паники, но только не желание и готовность решить вопрос. В какой-то момент плюнула на всю дипломатию – позвонила представителю администрации, лоббисту данной компании. Но и это практически никак не повлияло на ситуацию. Если бы не мобилизовали всех своих, проект был бы сорван».
Прогон как лекарство от волнения
Максим Васильев: «Мы все - живые люди, и перед днем мероприятия испытываешь сильное волнение, но если видишь, что все в целом нормально - задачи решены и каждый знает, что ему делать в день мероприятия - волнение перерастает в уверенность. Обычно такое ощущение приходит после «прогона» - подробного прохождения сценария с проговариванием: «что – где – кто - во сколько» и обязательно: «что делать, если?» В Казани его (прогон) делали с двух до пяти ночи в гостинице; в Набережных Челнах - с часу ночи до половины шестого утра».
И вот он, день настал...
Екатерина Беспалова: «После прогона - времени час на то, чтобы привести себя в порядок, выпить кофе, и в семь часов я на площадке. Последний раз все внимательно просмотреть никогда не бывает лишним: здесь баннер парусит, сюда уборщиц необходимо позвать, тут монтажников попросить провода убрать в короба. Дай Бог, если все по мелочи. Иногда возникает необходимость сделать что-то более существенное. В «Парк Хаусе» с утра были представители службы безопасности Президента: все их, вроде бы, устроило, «только вот перенесите, пожалуйста, сцену в ВИП-зоне на полметра»… А для того, чтобы ее перенести, необходимо десять человек».
В этом и других неизбежно возникающих незапланированных вопросах помогал оперативный ШТАБ.
Максим Васильев: «Главная задача штаба - быть в курсе всего и быстро реагировать на те и ли иные ситуации. А для этого необходимо иметь связь со всеми своими, а также с руководством «Парк Хаус», «Торгового Квартала», с милицией и т.д. Сидим в итоге в «бункере» без окон, обложенные со всех сторон рациями и мобильными телефонами. Куда-то, например, нужно вызвать клининг, здесь необходим наряд милиции, чтобы расчистить дорогу для прохода артистов; на эту площадку требуются дополнительные силы (там пик программы) – снимаем персонал с другой площадки, где относительное затишье».
По той же схеме штаб действовал и Набережных Челнах.
Плацдармы event-действий
В 11:00 17 марта была объявлена 100%-ная готовность всех площадок:
Интервью со звездами (Казанский проект)
Ранее приходилось слышать, что многие звезды любят регионы, за трепетное там к ним отношение, что там артист - это Артист, и приезд звезды из Москвы - это событие, в том числе и для СМИ.
Галина Харнахоева (менеджер по PR, работе с VIP): «Интерес был. Но местные СМИ всячески пытались его объединить с коммерческим интересом к «Парк Хаусу». Поэтому на переговоры ко мне приезжали не только журналисты, но также редактора и коммерческие директора.
Приходилось объяснять им, что интервью и бюджеты - это разные сюжеты…
Приятно было работать с пресс-секретарем Олега Газманова - все вопросы согласовывались очень быстро. Ну и нами, насколько я знаю, артисты остались довольны (Газманов прилетел крайне уставшим, и нужно было «сохранить его» для выступлений «в живую» – провести все интервью и видео съемку в рамках четкого и щадящего артиста регламента). И требуемый результат – интервью и сюжеты со звездами в соответствующем «паркхаусском контексте» мы получили. Следует сказать, что интервью со звездами - были лишь частью PR-сопровождения проектов, включавшего пресс-туры и пресс-конференции».
Что же касается звезд, то от сопровождающих их лиц, мы получили исключительно положительные отзывы о работе на данном проекте.
Михаил (администратор группы «Эскадрон»): «Я со своей стороны ни одного проблемного момента не заметил, приятно удивила скорость решения вопросов: забыл Газманов бритвенный станок - через пять минут он у него уже был; вышла из строя техническая деталь на саунд-чеке - тут же дали машину и отвезли нашего техника в нужный магазин».
Геннадий (администратор Жанны Фриске) о работе с агентством: «Всё удобно и быстро. Так, как надо!»
И снова о самолетах
Как помним, в Набережных Челнах авиация играла куда бОльшую роль. День открытия «Торгового квартала» начинался в Москве, а вернее в бизнес-терминале Домодедово, откуда 156 VIP-гостей, журналистов федеральных индустриальных изданий и артистов отправились на открытие на двух чартерных рейсах.
Галина Харнахоева: «Самолеты - это всегда серьезно. Я, можно сказать, стала специалистом по чартерным рейсам в наших проектах. В начале - это поиск подходящих самолетов и тщательное составление списков тех, кто будет на борту. Обычно этим мы занимаемся, но в этот раз мы получили списки гостей от самого Клиента. Проверяем на месте - списки никуда не годны. В результате выписываем билеты непосредственно в аэропорту и с помощью своих «ноухау» добиваемся того, чтобы процесс этот шел быстро, иначе не избежать задержек рейсов, а значит, и всей программы открытия. Для Жанны Фриске - отдельные апартаменты в бизнес-терминале, для нее это была приятная неожиданность.
Полет прошел нормально, за исключением того, что от бортпроводниц пришлось добиваться того, что они по определению должны были делать».
Президент Татарстана нарушает маршрут и спаивает Протокол
Гофбауэр Георгий (руководил видеосъемкой проекта): «Операторов находил с помощью Министерства Культуры Татарстана (в недавнем прошлом делал с ними совместный проект). Снимало мероприятие несколько бригад - у каждой своя зона съемки и ответственности. Однако неожиданно для себя всех их увидел рядом с Президентом в «Реале» (продуктовый якорный арендатор «Парк Хауса»). Президент непосредственно участвовал в проводимой здесь дегустации вин. Запомнилась реплика Президента: «Хорошее вино, надо им Протокол напоить и от них освободиться»».
Максим Васильев: «К посещению «Реала» соответствующим образом готовились. По условиям Договора, на полках магазина должно быть не менее 30 % товаров местного производства, которые были выложены мерчендайзерами на самые заметные для Президента места».
Как ни прописывался каждый шаг Президента Татарстана, свободу от Протокола он продемонстрировал, отклонившись от маршрута и выбрав для посещения не совсем те магазины, которые были запланированы (в частности, будущие мамы в «Mother Care» остались без внимания Минтимира Шаймиева).
Официальная хроника
Итак, в 13 часов ленточка была разрезана, торжественные речи прозвучали, а представитель «Парк Хаус» Питер Вайнцирль передал 700 000 рублей дому слепых и слабовидящих детей г. Казани.
В Набережных Челнах без традиционной ленты также не обошлось.
Ленту перерезали руководитель управляющей компании «Торговый Квартал» Михаил Кирсанов, мэр города Набережные Челны Ильдар Халиков и министр торговли и внешнеэкономического сотрудничества Хафиз Салихов, оказавшие административную поддержку проекта.
Хлеб для Президента…
Президент удалился на обед в компании министра внутренних дел и владельцев «Парк Хаус». Обед состоялся в VIP-зоне, закрытой на период трапезы Президента и его соратников для других VIP-гостей. Меню заранее согласовывалось с личным поваром Президента. На обеде также присутствовал личный доктор господина Шаймиева.
…И зрелища народу
Развлекательные программы Grand opening церемоний похожи. Основная задача - сделать их интересными для аудитории и подчеркнуть ценности бренда. Аудитория моллов разнообразна: одинокие и семейные, молодые и не очень. Ценить цивилизованный шопинг - делать покупки и при этом получать удовольствие – вот что нужно посетителям, вот что нужно моллу.
Открытие - это демонстрация моллом себя во всей своей привлекательности разным категориям его посетителей.
Максим Васильев: «Программа формируется разнообразная, адресованная к разным возрастным категориям, ну и, конечно, с интересными и не вызывающими у значительной части аллергию хедлайнерами (в конкретном регионе восприятие того или иного исполнителя может отличаться от московского). Обычно в программах много интерактивных конкурсов, самый из них значительный - розыгрыш автомобиля (проводился и в Казани и Набережных Челнах). Много развлечений для детской аудитории: в Казани была отдельная детская площадка, в Набережных Челнах – большое количество аниматоров».
Все приглашенные артисты были известны аудитории. Жанры самые разные: от акапеллы до попсы на татарском языке. Нашлось место импровизациям. Так группа «Ягитляре» (своего рода татарский вариант «Backstreet boys») и танцевальный ансамбль за кулисами создали и продемонстрировали публике совместный номер.
Стоит, конечно же, упомянуть фэшн-шоу (Казань). Показ был целиком из коллекций арендаторов: участвовать хотели многие - Анне Тарсуковой (руководитель модельного агентства Mall Marketing) приходилось сделать очень тщательный отбор.
Разочаровали «Корни» в Набережных Челнах: недавно на мероприятии в Тольятти у нас работал Сергей Лазарев - две большие разницы по отдаче и по энергетике.
Яркое окончание
По единодушному мнению всех, таких фейерверков ни столица Татарии, ни Набережные Челны не видели! Даже на праздновании 1000-летия Казани!
Синхронизированное с музыкой пиротехническое шоу, в котором были все три варианта салюта (парковый, наземный, высотный) слились в единое светопредставление, удивило не только местную публику, но и VIP-ов.
Екатерина Беспалова: «Эмоции захлестнули в момент, когда салют, вроде бы, закончился, но ведущий обратился к публике: «Хотите еще?» и, получив в ответ многотысячное «ДА», дал сигнал к еще более яркому и красочному продолжению салюта».
Максим Васильев: «В Набережных Челнах само место не позволило сделать салют масштаба казанского, но, тем не менее, подходили VIP-ы и спрашивали: «Сколько же такой салют стоил? Три миллиона? Нет? Неужели шесть?...»
В ходе подготовки открытия «Парк Хауса» было задействовано:
В ходе открытия «Торгового Квартала» было задействовано:
И, напоследок, Генеральный директор Группы Компаний rba и Mall Marketing Алексей Ванчугов о наиболее сильном впечатлении: "Уверен, что многие могли сделать то же самое. Думаю, некоторые могли бы и лучше, но сделали мы!"
Часть I