Стадия post-event. Часть I
*Авторский материал13.04.2007
Уже не раз в рамках нашего портала мы условно делили все работы, связанные со специальными мероприятиями, на три стадии: pre-event, at-event и post-event. Если о первых двух этапах на данный момент в той или иной форме было сказано достаточно много, то тему последнего, заключающего этапа post-event мы касались лишь вскользь. Исправиться никогда не бывает поздно, поэтому главной темой настоящей серии статей стала стадия post-event и все, с ней связанное: различные компоненты, методики и проблемные места, о которых следует заботиться. Кроме того, мы уделим некоторое внимание общим моментам: например, значению этой стадии для всего проекта и для конечного результата.
Однако в качестве введения стоит понять, в контексте каких именно ивентов мы будем рассматривать этап post-event. В первую очередь, это, конечно же, бизнес-мероприятия, организуемые нашей компанией, а также всевозможные масштабные открытые мероприятия (к примеру, выставки), в которых наша компания принимает участие, но сей момент - уже в меньшей степени. Кроме того, добавим, что под стадией post-event мы имеем в виду не какие-то отдельные меры, которые зачастую используются без учета контекста и ситуации, а целый комплекс работ, который при грамотном ведении способен существенно повысить результативность проекта.
Ирина Стешина, директор подразделения Event Professionals агентства EuroPublicity: "На мой взгляд, стадия post-event, безусловно, важна, так как любому клиенту всегда необходима какая-то отдача от его вложений в мероприятие. К примеру, если мы говорим об ивентах, в которых так или иначе есть присутствие СМИ, то максимально возможное количество публикаций и есть хороший результат. Это именно то, на что были направлены усилия клиента и его бюджет. И это именно то, чего активно должно добиваться агентство".
Значение стадии post-event крайне сложно переоценить, ведь само по себе специальное мероприятие является не целью и не задачей, а инструментом, с помощью которого можно решить ту или иную задачу, достичь той или иной цели. Иными словами, мы не можем рассматривать фактическое окончание специального мероприятия (допустим, закрытие выставки или финальный банкет на семинаре) в качестве окончания работ в рамках проекта, ведь, на самом деле, предстоит сделать еще большое количество не менее важной работы.
Для наглядности приведем простой и довольно часто встречающийся пример. Представим, что наша компания проводит небольшое специальное мероприятие для постоянных клиентов, в рамках которого представляет какую-то новую услугу или какой-то новый товар. Персонал нашего ивента работает на "отлично", раздаточные материалы подвезены в срок, специально приглашенная выступающая персона во всех красах описывает преимущества новинки, - все проходит так, как мы это и задумывали изначально, а, возможно, даже и лучше. Но вот мероприятие кончается, и клиенты расходятся.
Что делать дальше? К сожалению, сегодня большое количество компаний (разумеется, не все, а лишь некоторая часть, но и этого достаточно) предпочитает останавливать работу по проекту именно в момент, когда произносится последнее "до свиданья", и лично автор настоящего материала свидетель такому положению вещей. Хотя, с другой стороны, было бы намного продуктивнее и эффективнее обзвонить через некоторое время всех посетителей состоявшегося ивента и продолжить с ними работу; по крайней мере, так считает подавляющее большинство западных и российских event-специалистов. И сей пример - лишь частность, ведь вместо "постоянных клиентов" можно подставить "представителей средств массовой информации", или "потенциальных партнеров" или кого-то еще. С каждым из посетителей можно и нужно работать в рамках стадии post-event.
Однако сама стадия, разумеется, заключается не только в одной этой работе. Сейчас мы приведем еще несколько частных примеров, о которых детально речь пойдет уже в следующих материалах. Этап post-event в зависимости от ситуации и контекста проекта может включать следующие компоненты:
И здесь появляется еще одна немаловажная проблема. Какие последствия могут ожидать нашу компанию в случае недоработки или же в случае полного пренебрежения стадией post-event в рамках того или иного специального мероприятия?
Ирина Стешина: "К сожалению, на текущий момент рынок не развит до того уровня, когда клиенты и агентства подписывают соглашения, в которых есть некая финансовая ответственность исполнителя за результат. При этом, если взять в качестве примера те же мероприятия с журналистами, то пренебрежение follow-up может отразиться на количестве публикаций, необходимых клиенту. Соответственно, деньги могут быть потрачены зря, если публикаций мало. Поэтому, во избежание подобных неприятностей, важно всегда уделять особое внимание стадии post-event".
Если же говорить в целом, то уровень негативных последствий в упомянутых ситуациях может быть разным, но они (негативные последствия), в любом случае, будут, если мы хотя бы частично не доработаем на этапе post-event, причем многое тут зависит от того компонента, которому было уделено несоответствующее внимание. Приведем несколько коротких примеров. Если мы решаем не тратить время на анализ проекта, то, во-первых, не сможем в полной мере учесть существующий опыт (ошибки, удачные наработки и так далее) в дальнейшем, а, во-вторых, не будем обладать достаточной информацией для адекватной и более-менее объективной оценки состоявшегося ивента. Или, как вариант, если мы после мероприятия не находим времени для того, чтобы выложить на официальном веб-сайте какие-то материалы по проекту (если ситуация и контекст позволяют, разумеется), то значительная часть потенциальной аудитории, которая по разным причинам не смогла присутствовать на ивенте, остается "за бортом", хотя и из работы с ней мы могли бы извлечь пользу, и при том немалую.
Подводя же итог вступительному материалу серии, напоследок добавим, что не стоит сравнивать стадии работ по специальному мероприятию по степени важности, ибо они важны все. Корректировка приоритетов, конечно, возможна, но не следует, забывая об одном, переносить все внимание или финансовые средства из бюджета на другое. А в следующих статьях мы будем разбирать стадию post-event на различные компоненты и детально изучать каждый из них.
Анатолий Крысов
*Мнение редакции может не совпадать с мнением автора