Open air для VIP. Теория
*Авторский материал27.07.2007
Специальные мероприятия для VIP (очень важных персон) - это особый вид ивентов премиум-класса, где каждая мельчайшая деталь имеет большое значение, где все должно быть, условно говоря, очень внимательно взвешено и не менее внимательно расставлено; это такие проекты, от которых зачастую зависят многие положительные (или негативные - в случае провала) изменения для компании. Их, как правило, проводят в дорогих бизнес-центрах, конференц-залах и на других элитных площадках, однако сейчас у нас пока лето, а в это время года, как известно, на улице гораздо приятнее, чем в помещении, даже для VIP. А в настоящей статье речь пойдет о таких специальных мероприятиях для очень важных персон, которые проводятся на открытом воздухе. Стоит ли вообще планировать и проводить подобные проекты, в чем их специфика и на что точно придется обратить внимание.
проведем бизнес-тренинг для сотрудниковПервый вопрос, который задает себе, наверное, практически каждая компания, которая задумывается о проведении описываемых специальных мероприятий, заключается в следующем: а возможно ли хотя бы в теории успешное и эффективное проведение VIP-ивентов на открытом воздухе? Забегая вперед, сразу ответим, что возможно! И в российской, и в мировой практике событийного маркетинга существует множество тому примеров, но о них речь пойдет чуть позже, не в этой статье.
Беспалова Екатерина, Агентство Корпоративных Мероприятий rba: "Возможно ли проведение деловых и не только VIP-мероприятий на открытом воздухе? Несомненно. Випы - тоже люди, иногда в большей степени лишенные простых человеческих радостей. Дайте им свежего воздуха! А может быть, и спортивной активности".
Итак, наша компания может разработать и провести вполне успешный и по-настоящему эффективный special event для очень важных персон на открытом воздухе, но многое тут зависит от контента проекта и специфики индустрии, в которой мы работаем, и в которой будет существовать непосредственно наше мероприятие. Приведем простой пример: открытие нового загородного клуба, к примеру, с площадкой для гольфа и теннисными кортами людям, которые планируют стать его членами, само по себе подразумевает формат open air, а презентацию новой модели сотового телефона бизнес-класса, выпускаемого ограниченной серией, лучше все же при прочих равных провести в помещении.
Петрова Наталья, креативный центр "Подъежики": "В организации уличных мероприятий есть свои плюсы и минусы. К плюсам относится возможность размещения любого количества человек (так как довольно мало площадок, рассчитанных на размещение от 500-800 человек и, как правило, уни уже хорошо известны заказчикам и участникам предполагаемого мероприятия, а хочется нового и необычного). Потом на открытом воздухе не возникает сложностей с организацией пиротехнических и огненных шоу. Ну и конечно, главным плюсом подобных мероприятий являются прекрасные естественные декорации - ведь, как правило, для проведения таких событий подбираются очень интересные и живописные места. К тому же, свежий воздух и смена привычной офисной обстановки способствует расслаблению и коммуникации между участниками мероприятия".
Если же с контентом все ясно, и он точно подходит для формата open air, то это еще не значит, что он (формат) подходит нам на 100%. Любое специальное мероприятие, проводимое на открытом воздухе, всегда имеет большее количество рисков, чем аналогичное, но проводимое в помещении. К примеру, если в качестве площадки для проведения ивента мы используем некий конференц-зал, то бонусом к нему мы получаем хоть какой-то минимальный сервис, причем в ряде случаев совершенно бесплатно. На открытом воздухе все это мы вряд ли получим также легко и без особых затрат.
Беспалова Екатерина: "Если говорить о возможных рисках, связанных с проведением специальных мероприятий для VIP на открытом воздухе, то погодный риск - один из основных в open air. А на VIP-мероприятиях ставки, цена успеха и потенциальная возможность провала значительно выше, чем в случае обычных мероприятий. Бдительность, перестраховка - вот, что на наш взгляд, самое важное при организации подобных проектов. А безупречный стиль - это уже о творческих моментах и оформлении".
Кроме того, планирование и проведение VIP-ивента - это, как уже отмечалось чуть выше, внимание к мельчайшим деталям. Таким образом, если в случае проекта в помещении деталей, за которыми нам придется следить, довольно много (даже учитывая те, за которыми следит персонал той площадки, которую мы используем), то в рамках ивента на открытом воздухе их в несколько раз больше. Разумеется, подобные проекты почти никогда не реализуются без мощнейшей поддержки профессионалов, что правильно. Однако озвученный момент - это еще одна причина, почему компания должна очень серьезно взвесить все "за" и "против", прежде чем стартовать работы по VIP-мероприятию в формате open air.
Петрова Наталья: "К ощутимым минусам относится то, что на уличных площадках приходится с нуля организовывать всю инфраструктуру. Ведь уровень комфорта для гостей не должен отражаться на том, поляна это в лесу или специально построенное под проведение мероприятий здание со всеми коммуникациями. Поэтому встает вопрос организации помещения для переодевания, отопление, установка туалетов, тентов (тем более в нашем переменчивом климате), не говоря уже об электричестве и вопросе, где брать чистую воду. Учитывая все эти нюансы, бюджет может превышать проведение аналогичного мероприятия на закрытой площадке".
Когда с пунктами "против" все понятно, следует изучить и "за", ведь их также достаточно. Первое достоинство VIP-мероприятий на открытом воздухе очевидно и о нем нам скажет любой event-эксперт; речь идет об атмосфере. Ни один зал, пусть даже обставленный самой современной аппаратурой, не сможет заменить аудитории летом, в ясный солнечный день свежего воздуха.
Следующий менее очевидный, но не менее важный момент - это новые, местами даже неожиданные возможности, которые дарит нам формат open air. Они могут касаться огромного количества элементов ивента: от интерактива и организации какой-то развлекательной программы до построения выступлений гостей и, например, представления некоей оригинальной презентации. Более того, здесь нам точно придется отступить от привычных методик, которые отлично работают в случае "закрытых" мероприятий, и по максимуму выжимать из открывшихся возможностей. В качестве иллюстрации: если мы хотим провести представление какой-то новой услуги компании для генеральных директоров ведущих компаний-партнеров, то, скорее всего, нам придется уйти от сухого делового стиля подачи контента, так как у аудитории на свежем воздухе внимание рассеивается в любом случае, и нам придется искать другую, более подходящую форму.
В качестве же промежуточного резюме стоит заключить следующее: если позволяет контент и характер целевой аудитории, то летнее деловое VIP-мероприятие может оказаться очень хорошим (если не лучшим в ряде ситуаций) решением, но есть два нюанса. Во-первых, следует тщательнейшим образом проанализировать все плюсы и минусы потенциального проекта. И, во-вторых, обязательно обратиться за помощью к профессионалам, которые помогут обеспечить хотя бы минимальную базу, на основе которой уже можно будет строить ивент, не заботясь о таких элементарных вещах, как, например, обеспечение инфраструктуры. А в следующем материале речь пойдет о конкретной практике специальных мероприятий для очень важных персон в формате open air, плюс о ряде примеров из жизни, предоставленных нашими экспертами.
Анатолий Крысов
*Мнение редакции может не совпадать с мнением автора